Od 1 lipca 2026 roku wnioski o zasiłek można złożyć szybciej i bez papieru

Od 1 lipca 2026 roku zaczęły obowiązywać przepisy, które mają uprościć składanie wniosków o zasiłki z ubezpieczenia chorobowego. Najważniejsza zmiana? Ubezpieczeni mogą przekazywać dokumenty do pracodawcy także elektronicznie, bez konieczności dowożenia papierowych formularzy.

Wniosek można wysłać także cyfrowo

Nowe zasady dotyczą przede wszystkim sytuacji, w której zasiłek wypłaca pracodawca. W takim przypadku wniosek może trafić do firmy nie tylko w tradycyjnej formie, ale też jako dokument elektroniczny. W praktyce może to być na przykład skan przesłany mailem albo plik przekazany przez system kadrowo-płacowy.

Jeśli świadczenie wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych, wniosek również można złożyć elektronicznie. Do dyspozycji są platforma eZUS oraz adres do doręczeń elektronicznych. W takim wariancie dokument musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo podpisem udostępnianym przez ZUS.

Kto rozpatruje i wypłaca zasiłek

To, kto zajmie się ustaleniem prawa do świadczenia i jego wypłatą, zależy od liczby osób zgłoszonych przez pracodawcę do ubezpieczenia chorobowego. Jeżeli płatnik składek zgłasza do tego ubezpieczenia więcej niż 20 osób, sam obsługuje cały proces. Oznacza to, że pracodawca nie tylko sprawdza prawo do zasiłku, ale też wypłaca pieniądze.

W mniejszych firmach sytuacja wygląda inaczej. Gdy pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego do 20 ubezpieczonych, zadania te przejmuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych. To właśnie ten próg decyduje więc o tym, do kogo trafia wniosek i kto finalnie zajmie się świadczeniem.

Bez podwójnego wysyłania dokumentów

Przepisy przewidują też ułatwienie dla osób, których wniosek trafia najpierw do pracodawcy, ale to nie on wypłaca zasiłek. W takiej sytuacji dokumenty mają zostać przekazane do ZUS przez pracodawcę, również w wersji papierowej lub elektronicznej. Jeśli wniosek został już wysłany cyfrowo, nie ma potrzeby ponownego przygotowywania papierowej kopii.

Istotne jest również to, że elektronicznie przekazane dokumenty zyskują taką samą moc prawną jak te podpisane własnoręcznie na papierze. Do wniosku można dołączyć oryginały, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem albo elektroniczne skany. ZUS ma też przyspieszać obsługę świadczeń: gdy to on wypłaca zasiłek, pracodawca powinien przekazać wszystkie potrzebne dokumenty w ciągu 7 dni od ich otrzymania.

Dlaczego to ważne dla mieszkańców

Zmiany są istotne dla pracowników, pracodawców i osób korzystających z zasiłków, bo ograniczają liczbę formalności oraz skracają drogę od złożenia wniosku do jego obsługi. W lokalnej skali oznacza to mniej wizyt w kadrach, mniej druków do wypełnienia i większą szansę na sprawniejsze załatwienie sprawy, zwłaszcza tam, gdzie liczy się czas.

Nowe przepisy mogą być odczuwalne szczególnie w mniejszych firmach oraz w zakładach, które dotąd działały głównie na papierze. Dzięki dopuszczeniu formy elektronicznej łatwiej będzie też zachować komplet dokumentów i szybciej przekazać je dalej, gdy sprawą zajmuje się ZUS.

Co zmienia się od teraz

Od 1 lipca 2026 roku wnioski o zasiłek z ubezpieczenia chorobowego można składać w wygodniejszy sposób, a elektroniczny obieg dokumentów ma stać się pełnoprawnym rozwiązaniem. Najważniejsze zasady są jasne: forma złożenia zależy od tego, kto wypłaca świadczenie, a papier nie będzie już jedyną możliwą drogą.

W praktyce oznacza to mniej powielania dokumentów i prostszy kontakt między ubezpieczonym, pracodawcą oraz ZUS. Zmiana ma uporządkować procedury i skrócić czas potrzebny na obsługę świadczeń.